Með eftirfarandi gagnaverndartilkynningu viljum við tilkynna þér um vinnslu persónuupplýsinga þinna af Linde Gas ehf., Breiðhöfða 11, 110 Reykjavík, Íslandi.
Endrum og eins gæti verið nauðsynlegt að aðlaga þessa gagnaverndarstefnu í heild auk sérstakra hluta af henni til að uppfylla nýjustu lagakröfur eða til að ná yfir innleiðingu nýrrar þjónustu. Nýjustu útgáfuna af gagnaverndartilkynningu okkar má finna á http://www.linde-gas.is/is/footer_ren/data_protection
I. Almennar upplýsingar varðandi gagnavernd hjá Linde
1. Ábyrgðaraðili gagna og gagnaverndarfulltrúi
Ábyrgðaraðili gagna þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga þinna er Linde Gas ehf. Linde Gas ehf. er dótturfélag Linde plc (í þessu skjali eru Linde plc og tengd félög hér eftir nefnd „Linde“), sem er eitt helsta fyrirtækið á sviði gastegunda og verkfræðistarfsemi í heiminum.
Tengslaupplýsingar ábyrgðaraðila gagna („EU GDPO“) eru:
Linde GmbH
EU Group Data Protection Officer
Dr.-Carl-von-Linde-Strasse 6-14, 82049 Pullach, Germany
Netfang: dataprotection@linde.com
2. Gagnaverndarréttur þinn
Í tengslum við vinnslu Linde á persónuupplýsingum þínum hefur þú eftirfarandi réttindi samkvæmt 15. til 21. grein GDPR - innan lögbundinna takmarka aðildarríkjanna:
• Réttur á upplýsingum
• Réttur á leiðréttingu
• Réttur á eyðingu
• Réttur til takmörkunar á vinnslu
• Réttur á gagnaflutningi
• Réttur á andmælum
Enn fremur hefur þú rétt á að draga til baka samþykki þitt við vinnslu á persónuupplýsingum þínum hvenær sem er. Slík afturköllun hefur ekki afturvirk áhrif, þ.e. hún hefur ekki áhrif á gagnavinnslu sem unnin er fram að afturkölluninni. Ef þú telur að vinnsla Linde Gas ehf. á persónuupplýsingum sé ekki í samræmi við gagnaverndarreglugerðir eða þú ert ekki sátt(ur) við upplýsingar frá okkur, hefur þú rétt til andmæla hjá viðkomandi eftirlitsaðila (sjá 77. gr. GDPR).
3. Flutningur til landa þriðja aðila eða alþjóðlegra stofnanna
Við flytjum ekki gögn þín til móttakenda í löndum án nægjanlegrar gagnaverndar (lönd þriðju aðila). Engu að síður í einhverjum tilfellum er ekki hægt að forðast þetta að fullu. Þegar það er tilfellið, hefur Linde Gas ehf. gripið til og mun grípa til viðeigandi ráðstafana til að tryggja viðeigandi gagnavernd hjá viðtakendum. Nær það einnig yfir sérstakar ákvarðanir Evrópusambandsins eða staðlaðra gagnaverndarákvæða sem tekin hafa verið upp hjá sambandinu. Hægt er að nálgast upplýsingar um það hjá EU GDPO.
4. Geymsla og varðveislutími
Við vinnum með persónuupplýsingar aðeins á meðan nauðsynlegt er til að uppfylla samninga okkar. Um leið og umræddra gagna er ekki lengur þörf í þessum tilgangi, er þeim almennt eytt. Engu að síður, til þess að uppfylla vissar lagalegar kröfur þurfum við að geyma sum gögn fram yfir eyðingu samningssambands okkar. Þetta nær yfir rekstrar og skattaskjalavinnslu, gagna- og geymsluskyldur. Í þeim tilfellum ber okkur almennt skylda til að vernda eða geyma gögn í þrjú til tíu ár, eða í sjaldgæfum tilfellum, t.d. í lagalegum deilum í allt að 30 ár.
II. Vinnsla Linde Gas ehf. á persónuupplýsingum í kjarna viðskiptatilgangi
Linde býður viðskiptavinum úr smásölu, verslun, vísindum, rannsókna- og ríkisgeiranum alhliða vörur og þjónustu. Viðskiptavinir okkar, birgjar og viðskiptafélagar eru jafn ólíkir og við erum. Til að reka flókin alþjóðleg viðskipti okkar er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar.
1. Gerð og uppruni persónuupplýsinga sem Linde Gas ehf. vinnur með
Við vinnum með persónuupplýsingar aðeins að því marki sem er nauðsynlegt til að uppfylla samnings- og lagalegar skyldur okkar í sambandi við viðskiptasambönd við viðskiptavini okkar, birgja og viðskiptafélaga. „Vinnsla“ þýðir að við söfnum, geymum, eyðum eða flytjum persónuupplýsingar svo dæmi séu tekin. Persónuupplýsingar sem við vinnum með eru meðal annars:
• Aðal- og tengiliðagögn viðskiptavina og birgja, svo sem nafn, heimilisfang, símanúmer, netfang, virkni, deild tengiliðar okkar o.s.frv.
• Gögn sem við þurfum fyrir reikningagerð og greiðsluvinnslu, svo sem bankaupplýsingar, skattanúmer, umsýslu með skuldunauta, o.s.frv., að svo miklu leyti sem það tengist gögnum einstaklings
• Umsýsla með upplýsingum um samband við birgja og viðskiptavini, svo sem pantanasaga, o.s.frv. að svo miklu leyti sem það tengist gögnum einstaklings
• Sérstakir flokkar persónuupplýsinga sem tengjast viðskiptavinum í heilbrigðisgeiranum, svo sem greiningar og meðferðartengdar upplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir meðferð
Við móttökum reglulega persónuupplýsingarnar sem við vinnum með vegna og innan viðskiptasambands við viðskiptavini okkar. Í einhverjum tilfellum, fáum við einnig persónuupplýsingar frá fyrirtækjum sem tengjast Linde, t.d. tengiliðaupplýsingar frá birgjum innan birgðastjórnunarkeðju Linde. Í einhverjum tilfellum vinnum við einnig með persónuupplýsingar sem við höfum fengið á einhvern hátt, í samræmi við gildandi lög. Þetta á reglulega við um:
• Upplýsingar sem eru opinberlega tiltækar, t.d. verslunar- og fyrirtækjaskrár, kaupstefnur, sýningar, netheimildir, dagblöð o.s.frv.
• Þriðju aðilar sem eru ekki tengdir Linde, t.d. atvinnugreina-/verslunarsamtök, lánastofnanir, tryggingarfélög, o.s.frv.
2. Tilgangur vinnslu Linde Gas ehf. og lagalegur grundvöllur
Við vinnum aðeins með persónuupplýsingar þínar í leyfðum tilgangi og í samræmi við gildandi ákvæði gagnaverndarlaga ESB (GDPR) og viðkomandi gagnaverndarlaga í hverju landi.
2.1 Við vinnum með gögn til að uppfylla samningsbundnar skyldur okkar
Við vinnum með gögn til að uppfylla samningsbundnar skyldur okkar við viðskiptavini okkar og birgja eða til að uppfylla svokallaðar forsamningsbundnar ráðstafanir, sem eiga sér stað við sérstakar beiðnir.
Í þeim tilfellum er tilgangur gagnavinnslunnar ákvarðaður af samningnum sem við höfum gert við viðskiptavini okkar eða birgja og þjónustu sem við veitum í samræmi við samninginn. Þetta nær einnig yfir, til dæmis, vinnslu persónuupplýsinga þegar kemur að því að senda vörulista, upplýsingar um þjónustu okkar eða undirbúning tilboða.
2.2 Við vinnum með persónuupplýsingar til að vernda lögmæta hagsmuni
Við vinnum einnig með persónuupplýsingar að svo miklu leyti sem nauðsynlegt er til að tryggja lögmæta hagsmuni Linde Gas ehf. eða Linde fyrirtækja auk viðskiptavina okkar (og, ef við á, annarra þriðju aðila). Þegar þetta er tilfellið, vinnum við aðeins með persónuupplýsingar eftir að hafa tekið hagsmuni þína til greina.
Nánar tiltekið nær þetta til, t.d.:
• Afhendingu á vörum og veitingu þjónustu
• Þjónustu við viðskiptavini og meðhöndlun kvartana
• Markpóst, að því gefnu að þú hafir ekki hafnað vinnslu á persónuupplýsingum þínum í þessum tilgangi
• Eftirlits með herbergjum sem eru opin almenningi í útibúum okkar með myndbandsupptökuvélum
• Flutning á persónuupplýsingum innan Linde fyrir innri stjórnun
2.3 Við vinnum með gögnin með þínu samþykki
Við nýtum einnig persónuupplýsingar ef þú hefur gefið samþykki. Þú hefur rétt á að afturkalla samþykki hvenær sem er. Vinsamlegast hafið í huga að vinnsla upplýsinga sem gefnar voru fram að afturköllun samþykkis er enn leyfileg.
2.4 Við vinnum með gögn til að uppfylla lagalegar skyldur
Við erum skyldug til að vinna með ákveðnar upplýsingar til að uppfylla lagalegar skyldur. Slíkar skyldur geta komið til vegna hagtalna, skatta eða samfélagslegra laga og eins Evrópu tilskipana, t.d. til að koma í veg fyrir fjármögnun hryðjuverkasamtaka. Þetta getur einnig leitt til skyldna af hálfu Linde Gas ehf. til að geyma, tilkynna og safna gögnum til þess að uppfylla kröfur yfirvalda.
2.5 Upplýsingar varðandi breytingu á tilgangi
Komi til þess að við meðhöndlum persónuupplýsingar þínar í öðrum tilgangi en þess upphaflega, munum við einungis gera það eins og lög leyfa, en að öðrum kosti upplýsa þig um breytta notkun.
3. Móttakendur gagna þinna
Persónuupplýsingar verða aðeins tiltækar öðrum fyrirtækjum Linde ef og að því leyti sem nauðsynlegt er til að vernda lög- og samningsbundin réttindi og skyldur. Þetta getur til dæmis verið vegna samræmingar á samningsbundinni þjónustu okkar. Dæmigerð dæmi eru miðlæg birgja og viðskiptatengslaþjónusta, miðlæg UT-þjónusta og bakvinnsla í fjármálum og reikningshaldi.
Við vinnum með ytri þjónustufyrirtækjum til að uppfylla vissar samningsbundnar skyldur. Þetta á við, til dæmis, í tengslum við sérstaka birgja og viðskiptatengslaþjónustu, hýsingu UT-kerfa og þriðju aðila í fjármálum og reikningshaldi, greiðsluvinnslu (kreditkort, beingreiðslur, kaup í reikning), aðfangastjórnun og afhendingu, kynningarstarfsemi eða vinnslu netpantana. Upp að því marki sem við notum ytri þjónustuaðila, á það sér alltaf stað innan lagalegra marka og í samræmi við viðkomandi gagnaverndarreglugerðir.
Við áframsendum persónuupplýsingar aðeins til annarra móttakenda utan Linde ef okkur ber eða leyfist að gera það samkvæmt lögum. Í öllum öðrum tilfellum munum við aðeins flytja gögn þín til annarra þriðju aðila ef þú hefur gefið okkur samþykki fyrir því.
Í samhengi við samfellda þróun á rekstri okkar gætum við selt dótturfélög eða rekstrareiningar eða sameinað rekstur okkar eða hluta af honum við annað fyrirtæki. Slíkur flutningur felur yfirleitt í sér flutning á persónuupplýsingum sem tengjast seldum dótturfélögum eða rekstrareiningu til kaupanda eða fyrirtækis sem verður til við samrunann. Ef svo ólíklega vill til að Linde er selt í heild sinni eða umtalsverðir hlutar af Linde, fara persónuupplýsingar þínar einnig til kaupanda.
4. Skylda til að gefa upp gögn
Til þess að veita viðskiptavinum okkar þjónustu, verðum við að vinna með vissar persónuupplýsingar eða okkur ber lagaleg skylda til að gera það. Við söfnum samsvarandi gögnum frá þér við gerð samningsins (t.d. heimilisfang, tengiliðaupplýsingar og virkni). Án þessara upplýsinga getum við ekki gert samninga við viðskiptavini okkar.
5. Sjálfvirk ákvarðanataka og persónugreining
Við notumst ekki við sjálfvirka ákvarðanatökuferla fyrir aðgerðir sem hafa lagaleg eða önnur markverð áhrif. Engin ákvörðun verður tekin án þess að manneskja fari yfir málið.
Persónugreining í merkingu 4. greinar (4) af GDPR á sér almennt séð ekki stað hjá Linde. Ef um undantekningu er að ræða, verður sérstök gagnaverndarviðvörun birt.
III. Svona notum við persónuupplýsingar í tilgangi þessarar vefsíðu
Fyrirtæki Linde reka vefsíðu til að veita þér upplýsingar um fyrirtæki Linde og vörur þeirra og þjónustu.
1. Gerð og uppruni persónuupplýsinga sem Linde vinnur með
Þegar þú ferð á vefsíður Linde, söfnum við vissum persónuupplýsingum frá þér. Persónuupplýsingar sem unnið er með í þessum tilgangi gætu verið nafn þitt, heimilisfang, símanúmer eða netfang. Persónuupplýsingar sem unnið er með í tengslum við rekstur á vefsíðum okkar kemur venjulega frá þér þegar þú notar vefsíður okkar, t.d. vegna skráningar á fréttabréfalista. Í einhverjum tilfellum gætu persónuupplýsingar sem við vinnum við einnig komið frá þriðja aðila sem tengjast ekki Linde, svo sem netþjónustuaðilum eða samstarfsaðilum á sviði markaðssetningar eða hugbúnaðarviðbótum af tæknilegum ástæðum. Eftirfarandi gögn (sérstaklega innskráningarupplýsingar og upplýsingar um tæki) vinnur Linde Gas ehf. sjálfvirkt með:
• Nafn netþjónustu þinnar
• IP-tölu þína
• Vafragerð þína og stýrikerfi
• Dagsetning, tímalengd, og tími heimsóknarinnar
• Vefsíður sem þú heimsækir
• Útdregin gögn og niðurhalaðar skrár
• Land þitt
• Tilvísunarvefslóð
• Leitarhugtakið ef þú komst á vefsíðu okkar af leitarvél
2. Tilgangur vinnslu Linde Gas ehf. og lagalegur grundvöllur
Við vinnum með persónuupplýsingar aðeins upp að því marki sem nauðsynlegt er í hverju tilfelli.
2.1 Við vinnum með gögn til að uppfylla samningsbundnar skyldur okkar
Við vinnum með gögn til að uppfylla samningsbundnar skyldur okkar við viðskiptavini okkar eða til að uppfylla svokallaðar forsamningsbundnar ráðstafanir, sem eiga sér stað við sérstakar beiðnir. Þetta gæti átt við þegar þú skráir þig fyrir ákveðinni þjónustu, netpöntunum eða birgjagátt okkar.
2.2 Við vinnum með persónuupplýsingar til að vernda lögmæta hagsmuni
Við vinnum einnig með persónuupplýsingar að svo miklu leyti sem nauðsynlegt er til að tryggja lögmæta hagsmuni Linde Gas ehf. eða Linde fyrirtækja auk viðskiptavina okkar (og, ef við á, annarra þriðju aðila). Þegar þetta er tilfellið, vinnum við aðeins með persónuupplýsingar eftir að hafa tekið hagsmuni þína til greina.
Nánar tiltekið nær þetta til, t.d.:
• Ráðstafanir til að greina hegðun ónafngreinanlegs notanda til að bæta vefsíðu okkar frekar
• Ráðstafanir til að veita virkni vefsíðu svo sem utanumhald með notandareikningi, innkaupakörfu
2.3 Við vinnum með gögnin með þínu samþykki
Við vinnum einnig með persónuupplýsingar þínar ef þú hefur gefið okkur leyfi. Þú getur hvenær sem er dregið samþykki til baka. Athugaðu hins vegar að gagnavinnsla fram að dagsetningu afturköllunar er áfram leyfileg. Nánar tiltekið nær þetta til, t.d.:
• Skráning fyrir fréttabréfi
• Kynningar
• Tengiliða fyrirspurnir
3. Móttakendur gagna þinna
3.1 Linde fyrirtæki og þjónustuaðilar
Linde Gas ehf. deilir persónuupplýsingum eins og tekið er fram hér að ofan (sjá Kafla II. 3).
3.2 Samfélagsmiðlaveitur
Á sumum vefsíðum innþættir Linde Gas ehf. annað efni og birtingar (blogg, færslur, fréttir, myndbönd, viðtöl o.s.frv.) sem hafa þegar verið birt á öðrum samfélagsmiðlum (t.d. Facebook, LinkedIn, Twitter). Nema þú smellir á slíkt efni verða engar persónuupplýsingar sendar til viðkomandi samfélagsmiðlaveitu.
Með því að smella á efni á samfélagsmiðlum Linde verður IP-tala þín flutt til viðkomandi samfélagsmiðlaveitu og geymd, unnið með hana og notuð í samræmi við þessa gagnaverndarstefnu. Upplýsingaborði á samfélagsmiðlinum upplýsir þig um að með því að smella á eitthvað efni samþykkir þú slíkan flutning á persónuupplýsingum þínum.
Þú getur fundið frekari upplýsingar um vinnslu á persónuupplýsingum þínum hjá samfélagsmiðlum hér:
4. Vefkökur
Við notum vefkökur. Frekari upplýsingar varðandi eðli og tilgang vefkaka sem við notum má finna í vefkökustefnu okkar, hér: Vefkökustefna.
5. Tenglar
Vefsíður okkar innihalda tengla á aðrar vefsíður, sem falla undir sérstakar gagnaverndartilkynningar viðkomandi vefsíðna.
MIKILVÆG TILKYNNING
Upplýsingar varðandi rétt þinn á að andmæla
1. Andmæli í einstökum aðstæðum
Þú hefur rétt á að andmæla hvenær sem er vissum gerðum vinnslu á gögnum þínum vegna ástæðna sem koma til af sérstökum aðstæðum þínum. Rétturinn á við um gagnavinnslu í almannaþágu og gagnavinnslu til að vernda lögmæta hagsmuni. Þessi réttur á einnig við um persónugreiningu, að því leyti sem hún er byggð á þessum tveimur skilyrðum.
Ef þú mótmælir munum við hætta vinnslu á persónuupplýsingum þínum. Engu að síður á þetta ekki við ef við getum sannað óyggjandi ástæður fyrir því að vernda vinnsluna, sem vega þyngra en hagsmunir þínir, réttindi eða frelsi, eða ef vinnslan gegnir því hlutverki að ákvarða, framfylgja eða verja réttarkröfur.
2. Andmæli við vinnslu í tilgangi beinnar markaðssetningar
Í einstökum tilfellum vinnum við með persónuupplýsingar þínar í tilgangi beinnar markaðssetningar. Þetta er til dæmis tilfellið ef við sendum þér upplýsingar um tiltekin tilboð eða afslætti.
Þú hefur rétt á að andmæla vinnslu á persónuupplýsingum þínum í þessum tilgangi. Þessi réttur á einnig við um persónugreiningu, að því leyti sem hún tengist beinni markaðssetningu.
Ef til andmæla kemur munum við ekki lengur vinna með persónuupplýsingar þínar í þessum tilgangi.
Andmæli þín þurfa ekki að vera á sérstöku eyðublaði og má senda okkur með tölvupósti á: info.ren@linde.com.
Pullach, maí 2020